Research and Development Department at “INDEX Holding” Conducts a Study on the Effectiveness of Remote Working in the Public and Private Sector Institutions and Its Impact on Productivity

June 20, 2020 - 8 minutes read

Dr. Abdul Salam Al Madani

The Research and Development Department at INDEX Holding Group, a leading Emirati national company specialized in events industry, healthcare, trade, and investment, has conducted a study on the effectiveness of remote working system in companies and its impact on productivity in light of the outbreak of COVID-19, which has forced millions of companies around the world to work remotely in an attempt to limit the spread of this virus.

Commenting on this study, Dr. Abdul Salam Al Madani, Chairman of INDEX Holding stated that the results of this study demonstrated the merit of the United Arab Emirates and the efficiency of the country’s infrastructure in various fields, whether communications, technology, etc., and also showed the extent of the flexibility that companies have in adapting to various environments in order to ensure the continuity of work under any circumstances.

He added: “Dubai has always been a flagship and leading country in all areas, following the guidance of H. H. Sheikh Mohammed bin Rashid Al Maktoum, Vice President, Prime Minister, and ruler of Dubai. We will always remain in the lead as we follow his wise guidance and directives. Now, we are preparing for the next stage and we continue our work on the digital infrastructure, applications, and services, provided by Smart Dubai to ensure the continuity of work as it is to normal life in various public and private sectors. All I can say that these smart applications and solutions had contributed significantly in the quick transition towards working remotely and maintain the required productivity”.

It is worth mentioning that the infrastructure, solutions, smart applications and services that Dubai provides greatly contributed in the quick adaptation of working remotely, Furthermore, it enabled the various sectors to sustain its work easily and as close to business as usual. This demonstrates the efficiency of decades of work and effective strategies to establish distinguished infrastructure and smart services in a city that doesn’t know the impossible.

2020 has been a year of transformation. With technology making quantum leaps in terms of development in communication systems and cloud-based servers in the past decade, we now have a work force which is agile and highly adaptable. The disruptive nature of COVID- 19 has impacted almost all aspects of our lives right from the manner we conduct our business to the manner we conduct ourselves socially.

The global pandemic which has forced us to maintain social distance and avoid travelling has changed the operation of many business in a fundamental way. From changes comes challenges and from challenges comes innovation as most countries around the world including UAE have adapted to the new norms of conducting business.

Remote Working

Before the pandemic, UAE had a modest participation in remote work with 10% percent of the country’s workforce reported to working from home one to two days per week, as opposed to a global average of 62% according to IWG workspace survey

Percentage of work from home

According to the study by International Workplace Group (IWG) – 2018, 91% of UAE companies surveyed, identified business growth as a major benefit of having employees work remotely, while 97% of UAE companies said it improved competitiveness. Additionally, 84% in the UAE said that flexible working hours helps retain top talent, while 44% said it improves job satisfactions.

In March 2020, UAE government instructed the employees from private and public sectors to practice remote working. Since the announcement, organizations across UAE have been quick to adapt to the new norm and rolled out work from home strategies to all their employee. According to Dubai Future Foundation, those strategies may stay in place in future because they met employers’ expectations for business continuity, and allowed employees to be productive and flexible.

Effectiveness of Remote Working

Effectiveness of Remote Working

A high number of global companies responded positively in terms of overall efficiency and productivity generated from remote working initiatives. Furthermore, remote working allows companies to curtail their overheads as companies would not have to pay for employee’s space and supplies.

Employee Productivity

Employee Productivity

The study reveals that employees working from home spend close to 5% more time dedicated to their core work and a decrease of 4.7% in time spent on communication as compared to working from office. Annually, this results in 58 more hours spent on core work and 256 fewer hours spent on communication.

It is noted that employees who work from home limit their communication to productive conversation around dealing with tasks in hand which, results in higher effectiveness of their virtual meetings.

Effective Communication- Virtual Meetings

Employees and employers around the world have embraced shorter and effective mode of online meetings. Through communication software such as “MS Teams”, team members update each other on tasks on regular basis, therefore making their weekly/daily meetings more efficient. This is reflected on the time spent on communication system.

Effective Communication- Virtual Meetings

The remote meeting trend has been very popular in UAE with companies such as ADNOC logging more than 30 Mil minutes in video and audio meeting over the 2 months during COVID 19 outbreak. According to an article in The National, ADNOC’s 50,000 employees logged 1.2 million one-to-one and group calls and exchanged more than 10 million instant messages.

Dubai Culture and Arts authorities have held 1,912 video conferences for a total of 715 hours between March and April of this year. Apart from this, the organization also accomplished more than 4,100 remote work sessions during the same period.

The salient advantages of remote meetings are as follows: Location flexibility, Ease of sharing documents, Reduced ambiguity, receive undivided attention, and Save travel time and cost.

What next?

According to Dubai Future Foundation, working remotely may become an essential part of work post COVID 19. Major technology companies such as Facebook and Twitter have already told some of their employees to work from home permanently. In an internal memo, Google said that they are investing more into work-from-home set-up to ensure the productivity of their employees.

Though work from home may be more evident in sectors such as Technology, the remote working culture will prevail in other industries as it reduces cost, increases efficiency, enhances the well-being of employees and decreases company’s carbon footprint.

قسم الأبحاث والتطوير في شركة “اندكس القابضة” الإماراتية ينشر دراسة حول فعالية نظام العمل عن بعد في مؤسسات القطاع العام والخاص وتأثيره على الإنتاجية

أجرى قسم الأبحاث والتطوير في شركة اندكس القابضة، الشركة الوطنية الرائدة في مجال المعارض والمؤتمرات والرعاية الصحية والتجارة والاستثمار، دراسة حول مدى فعالية نظام العمل عن بعد في الشركات وتأثيره على الإنتاجية في ظل تفشي فيروس كورونا المستجد COVID-19 بعدما فرضت هذه الجائحة على ملايين الشركات حول العالم العمل عن بعد في محاولة منها للحد من انتشار هذا الفيروس.

ومعلقًا على هذه الدراسة، صرح الدكتور عبدالسلام المدني، رئيس اندكس القابضة، أن النتائج التي توصلت إليها هذه الدراسة أثبتت جدارة دولة الإمارات العربية المتحدة وكفاءة البنية التحتية للدولة في مختلف المجالات سواء الاتصالات والتكنولوجيا وغيرها، كما أظهرت مدى المرونة التي تتسم بها الشركات في التأقلم مع مختلف البيئات بشكل يضمن استمرارية العمل في مختلف الظروف.

وأضاف الدكتور عبدالسلام المدني: “لطالما كانت دبي سباقة في كافة الأصعدة والميادين ونحن على خطى صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم، نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي وعلى العهد، سنبقى محافظين على المركز الأول، حيث أننا نقوم الآن بالتحضير للمرحلة القادمة ومواصلة العمل باستخدام المنظومة الرقمية من بنية تحتية وتطبيقات وخدمات وفرتها حكومة دبي الذكية لضمان استمرارية العمل بصورة أقرب للواقع في مختلف القطاعات الحكومية والخاصة، ولا يسعنا القول سوى أن هذه الحلول الذكية والتطبيقات الفعّالة قد ساهمت بشكل كبير من سرعة الاندماج في الرؤية الجديدة للعمل وحافظت على الإنتاجية المطلوبة “.

ولا يسعنا القول إلا أن ما تمتلكه دبي من حلول وتطبيقات وخدمات ذكية ساهم بعملية التأقلم السريع مع احتياجات العمل عن بُعد، بالإضافة إلى أنه مكّن مختلف القطاعات من استدامة أعمالها بشكل سهل وأقرب لواقع العمل المعتاد، وهذا يؤكد على مدى جدوى ما تضمنته السنوات الماضية من عمل دؤوب ووضع للاستراتيجيات الفعّالة في ايجاد منظومة متميزة من البنى التحتية والخدمات الذكية في مدينة لا تعرف المستحيل.

وإذا أخذنا نظرة سريعة على عام 2020، فإننا سنجد أنه عام التحول من مختلف النواحي. وبفضل القفزات النوعية الهائلة التي حققتها التكنولوجيا في مجال نظم الاتصالات والخوادم القائمة على التخزين السحابي في العقد الماضي، فقد أصبح لدينا الآن قوى عاملة مرنة وقابلة للتكيف بشكل كبير. ومع تفشي جائحة فيروس كورونا المستجد في أواخر العام 2019 وحتى الآن، فقد أثرت طبيعته المدمرة على جميع جوانب حياتنا تقريبًا بدءًا من الطريقة التي ندير بها أعمالنا إلى الطريقة التي نتصرف بها اجتماعيًا.

وقد عملت هذه الجائحة العالمية، والتي أجبرتنا على الحفاظ على مسافة تباعد اجتماعية وتجنب السفر، على تغيير أسلوب عمل العديد من الأعمال بشكل جوهري. وبما أنه من التغييرات تظهر التحديات ومن التحديات يأتي الابتكار تمكنت العديد من الدول حول العالم بما في ذلك دولة الإمارات العربية المتحدة من التكيف مع المعايير الجديدة لممارسة الأعمال التجارية.

نظام العمل عن بعد

قبل تفشي جائحة فيروس كورونا المستجد، كان لدولة الإمارات العربية المتحدة مشاركة متواضعة في العمل عن بُعد، حيث كان نحو 10٪ من القوى العاملة في الدولة تعمل من المنزل يومًا أو يومين في الأسبوع، على عكس المتوسط العالمي البالغ 62٪ وفقًا لاستبيان IWG لمساحة العمل العالمية.

Percentage of work from home

نسبة الموظفين الذين يعملون بين يوم ويومين في الأسبوع من المنزل قبل تفشي فيروس كورونا المستجد

وفي مارس 2020، أصدرت حكومة دولة الإمارات العربية المتحدة توجيهات للموظفين من القطاعين العام والخاص بالعمل عن بعد. ومنذ الإعلان، سارعت المؤسسات في جميع أنحاء دولة الإمارات العربية المتحدة للتكيف مع القاعدة الجديدة ونشرت استراتيجيات العمل من المنزل لجميع موظفيها. ووفقًا لمؤسسة دبي للمستقبل، قد تظل هذه الاستراتيجيات معمول بها في المستقبل لأنها تلبي توقعات أصحاب العمل لاستمرارية الأعمال، وسمحت للموظفين بأن يكونوا أكثر إنتاجية ومرونة.

هذا وقد استجابت العديد من الشركات العالمية بشكل إيجابي من حيث الكفاءة الإجمالية والإنتاجية الناتجة عن مبادرات العمل عن بعد. علاوة على ذلك، يتيح العمل عن بُعد للشركات بتقليص النفقات العامة حيث لن تضطر الشركات إلى الدفع مقابل مساحة عمل الموظف ومستلزماته.

كفاءة الموظف

هذا وتكشف الدراسة أن الموظفين الذين يعملون من المنزل يقضون ما يقرب من 5٪ من الوقت في التركيز على جوهر أعمالهم في حين تنخفض النسبة التي يقضونها في الاتصالات بنسبة 4.7% مقارنة بالعمل من المكتب. مما يعني أنه سنويًا سيكون هناك نحو 58 ساعة إضافية يتم فيها التركيز على جوهر الأعمال في حين سينخفض الوقت الذي يتم قضاؤه في التواصل بنحو 256 ساعة.

يشار إلى أن الموظفين الذين يعملون من المنزل أصبحت اتصالاتهم تقتصر على المحادثات المثمرة التي تدور حول المهام في متناول اليد، مما يؤدي إلى فعالية أعلى لاجتماعاتهم الافتراضية.

التواصل الفعال – الاجتماعات الافتراضية

تبنى الموظفون وأصحاب العمل حول العالم أسلوبًا أقصر وأكثر فعالية للاجتماعات عبر الإنترنت. فمن خلال برامج الاتصال مثل “MS Teams”، يقوم أعضاء الفريق باطلاع بعضهم البعض على آخر التطورات حول المهام بشكل منتظم، وبالتالي أصبحت اجتماعاتهم الأسبوعية / اليومية أكثر كفاءة. وهذا ينعكس على الوقت الذي يقضونه في التواصل.

وقد كان لنظام الاجتماعات عن بعد رواجًا كبيرًا في دولة الإمارات العربية المتحدة لدى شركات مثل أدنوك التي سجلت أكثر من 30 دقيقة في اجتماع الفيديو والصوت على مدى شهرين خلال تفشي فيروس كورونا المستجد. وفقًا لمقال في صحيفة The National الإخبارية، سجل موظفو أدنوك البالغ عددهم 50,000 موظفًا 1.2 مليون مكالمة فردية وجماعية وتبادلوا أكثر من 10 ملايين رسالة فورية.

في حين عقدت هيئة دبي للثقافة والفنون نحو 1,912 مؤتمرا بالفيديو لما مجموعه 715 ساعة بين مارس وأبريل من هذا العام. وإلى جانب ذلك، أنجزت المنظمة أيضًا أكثر من 4,100 جلسة عمل عن بعد خلال نفس الفترة.

هذا ويتميز نظام الاجتماعات عن بعد بكل من مرونة الموقع، وسهولة مشاركة المستندات، ووضوح الصورة والمعلومة، والانتباه والتركيز التام، وتوفير وقت السفر والتكلفة.

الخطوة القادمة

وفقًا لمؤسسة دبي للمستقبل، قد يصبح العمل عن بُعد جزءًا أساسيًا من منظومة العمل بعد القضاء على فيروس كورونا المستجد. وقد قامت شركات التكنولوجيا العملاقة مثل فيسبوك وتويتر بإعلام بعض موظفيها بالعمل من المنزل بشكل دائم. وفي مذكرة داخلية، قالت جوجل إنها تستثمر بشكلٍ أكبر في إعدادات العمل من المنزل لضمان إنتاجية موظفيها.

على الرغم من أن العمل من المنزل قد يكون أكثر وضوحًا في قطاعات مثل التكنولوجيا، إلا أن ثقافة العمل عن بعد ستسود في القطاعات الأخرى لأنها تقلل التكلفة وتزيد من الكفاءة وتعزز رفاهية الموظفين وتقلل من انبعاثات الكربون للشركة.